光明区档案馆示档案馆复查自检情况报告

 

各位领导、各位评审员:

    2013年光明区档案馆通过国家综合档案馆示档案馆的认定后,在区委、区政府的高度重视与关心支持下,在省、市档案局的帮助指导下,按照认定组提出的实地认定意见,查缺补漏,完善各项管理规章制度,丰富馆藏资源,做档案安全管理和信息化工作,加大档案资源开发利用力度,搞档案工作保障体系建设,全面提升光明区档案馆规化管理水平,促进档案工作更更快向前发展。经过三年的发展,档案工作又迈上了一个新台阶,现对照《海南省档案工作规化管理示档案馆复查内容明细表》,逐项进行检查,自检打分情况如下:

一、资源建设 (标准分2.5分,自检分2.4分,扣0.1分)

1. 馆藏档案全宗由2013年141个全宗增加到147个全宗,新增了锦程中学、药监局、水务局、移民、征集、体旅游局6个全宗;超额20%达到新增5个以上全宗的复查标准,自检得分0.5分。

2. 馆藏档案总量现有13.53万卷,较2013年9.67万卷增加3.86卷,增长54.03%;超额24%达到馆藏总量增长30%以上复查标准,自检得分0.5分。

3. 馆藏不同载体形式的档案数量较认定时增长30%以上,其中:声像档案现有503卷,较2013年增加124卷,增长32.72%;照片档案现有498卷,较2013年增加124卷,增长32.16%;实物档案现有1072卷,较2013年增加383卷,增长55.59%;电子档案现有1.8,较2013年增加0.6,增长50%,上述档案已进行规整理;不同载体档案增长超额10%达到增长30%以上,标准分0.5分,自检得分0.4分,扣0.1分,扣分原因:少量征集进馆的照片档案未规整理。

4. 光明区档案馆有林改、婚姻登记、社保、医保、城保、独生子女登记、收养登记、伤残抚恤、房屋档案、社化会服务人员档案、移民档案共十一类民生档案,较认定时新增城保、社化会服务人员档案、移民档案三类民生档案,其中,婚姻档案较认定时增加9427卷、医保档案较认定时增加69169卷、移民档案较认定时增加1287卷;达到复查标准,自检得分0.5分。

5. 2014年至2016年征集到国家级非遗传人张月仙剪纸作品30件;白族蜡染作品和民间蜡染绣片14件;接收海南省重点工程牛栏江引水工程光明区段档案28卷,松华坝水源核心区移民搬迁档案1287卷。达到复查标准,自检得分0.5分。

 

二、安全管理 (标准分2分,自检分1.8分,扣0.2分)

1. 库房温湿度记录齐全完整,数值控制在标准围内;标准分0.4分,自检得分0.35分,扣0.05分,扣分原因:以手工记录为主,如温湿度超标,不能做到自动调控。

2. 新接收进馆的纸质档案采取灭菌和药物两种方式进行入库前的消毒处理,有完整的消毒记录;自检得分0.4分

3. 档案馆内设管理科负责库房安全管理,人员常年保持在3至5人,在日常管理中2016年后严格执行双人管理库房制度,管理人员出入库房有详实记录;标准分0.4分,自检得分0.35分,扣0.05分,扣分原因:2015年以前没有制定双人管理库房制度也未严格执行双人管理库房制度。

4. 消防、监控、消毒等设施设备齐全,实现24小时保安值守,有完整的值班记录;标准分0.4分,自检得分0.3分,扣0.1分,扣分原因:气体自动消防监控系统2014年消防复查后,未启用。

5. 数据存储介质有专人负责,实行专柜保管,并且已完成规整理;符合复查标准要求,自检得分0.4分。

 

三、信息化建设(标准分2分,自检分2分,未扣分)

1. 截止2016年,完成馆藏档案数字化扫描772万页,1.8的原扫描,数字化扫描数量已达到馆藏总量的90%,较认定时增加增加了304万页,0.6,新增65.2%;原扫描数量超额35%达到数字化扫描30%以上的复查标准,自检得分0.7分。

2. 已建立馆藏全部档案件级数据库;现有案卷级条目13.26万条,件级条目160.73万条,达到复查标准,自检得分0.6分。            

3. 光明区档案馆从2000年开始使用南天档案管理软件络版管理档案,区属各基层单位99.8%的单位使用南天档案管理软件单机版,只有0.2%的单位使用其它档案管理软件;达到复查标准,自检得分0.5分。

4. 建有民生档案,非物质化、古老、珍贵档案二个专题数据库;达到复查标准,自检分0.2分。    

 

四、开发利用 (标准分1.5分,自检分1.4分,扣0.1分)

1. 2013年后编印、出版了《光明区迎首届“南博会”道路环境整治纪实》、《光明江上的桥》、《光明档案说结婚证的故事》、《光明区创建海南省档案工作规化管理示单位实录》、《西山曲剧在光明》5种档案化产品;超额编印出版档案化产品4个,达到复查标准,自检得分0.4分。

2. 2015年和2016年在国际档案日进行档案宣传时,举办《西山老照片》、《光明区档案资源建设展览》2个流动展览;标准分0.4分,自检得分0.3分,扣0.1分,扣分原因:无固定展览,原有的票证档案展览因库房需要而撤销。             

3. 在海南日报、春城晚报、西山日报、都市时报、地铁报、西山电视台等新闻媒体先后报道《结婚证的故事》、《光明江上有几座桥?档案局里有资料》、《去档案局查询婚姻档案吧》、《档案征集档案通告》、《档案修复技术》等档案工作9次;超额100%达到利用新闻媒体宣传报告档案工作3次以上材料复查标准,自检得分0.4分。

    4. 档案查借阅利用登记台帐齐全完整;符合复查标准,自检得分0.3分。

 

五、保障条件 (标准分2分,自检分1.9分,扣0.1分)

1. 光明区档案局(馆)由中共光明区委常委、常务副区长一名区级领导代表区委和政府分管档案工作;符合党委政府均有联系、分管档案工作领导的要求,自检得分0.4分。      

2. 2016年,光明区共组织认定规化管理示单位机关65个、企业2个、事业24个、社区8个,共89个示单位认定;超额100%完成组织认定规化管理示单位20个以上的复查标准,自检得分0.4分。

3. 光明区档案局每年至少组织档案专兼职人员进行2次以上的业务培训,每年开展一次全区性档案执法检查;认定后共培训档案专兼职人员6次以上,执法检查3次,达到复查标准,自检得分0.4分。

4. 档案日常维护费列入地方财政预算,并逐年增加;标准分0.4分,自检得分0.3分,扣0.1分,扣分原因:档案日常维护费未达到每卷2元的标准。          

5. 对上级安排的档案专项资金,地方配套有落实。自检得分0.4分。

 

六、加分项

1. 征集到海南省国家级非物传人张月仙剪纸作品中30件,符合征集到名人字画的加分条件,加0.2分。

2. 在《中国档案信息》、《中国档案资讯》、《海南档案信息》等站上宣传光明区档案工作3次;符合在档案信息站上宣传档案工作1次以上的条件,加0.1分。

3. 在全国土地普查工作中,因光明区档案资料收集齐全完整,使光明区顺利完成此项工作,区委书记吴涛同志专门在全区干部大会上对档案局提出表扬;2015年光明区目标考核中获一等奖励;档案分管领导多次表扬我馆在开发档案化精品工作中成绩较突出。符合档案工作受到奖励表彰条件,加0.2分

4. 分管领导每年平均到局(馆)调查研二至三次,符合分管领导每年到档案局调研1次以上的加分条件,加0.2分

 以上六项工作自检得分9.5分,扣0.5分,加分0.7分,按标准自检得分10.2分,自评总分10分。

 

西山市光明区档案馆

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